Herramientas: Diagrama de Flujo de Procesos

Un diagrama de flujo es una representación gráfica de los pasos que seguimos para realizar un proceso; partiendo de una entrada, y después de realizar una serie de acciones, llegamos a una salida.




Características de un Diagrama de Flujo

• Presenta información clara, ordenada y concisa de un proceso
• Está formado por una serie de símbolos unidos por flechas
• Cada símbolo representa una acción específica
• Las flechas entre los símbolos representan el orden de realización de las acciones

Cuándo se utiliza un Diagrama de Flujo?

• Se requiere conocer o mostrar de forma global un proceso
• Se necesita una guía que permita un análisis sistemático de un proceso.
• Se necesita tener un conocimiento básico, común a un grupo de personas.

Los diagramas de flujo nos indican:

• Dónde comienza el proceso.
• Todas las actividades que se realizan.
• Todas las tomas de decisiones que se hacen.
• Tiempos de espera.
• Cuáles son los resultados.
• Dónde termina el proceso

Simbologia mas utilizada

Las siguientes son acciones previas a la realización del diagrama de flujo:

• Identificar las ideas principales a ser incluidas en el diagrama de flujo. Deben estar presentes el dueño o responsable del proceso, los dueños o responsables del proceso anterior y posterior y de otros procesos interrelacionados, otras partes interesadas.
• Definir qué se espera obtener del diagrama de flujo.
• Identificar quién lo empleará y cómo.
• Establecer el nivel de detalle requerido.
• Determinar los límites del proceso a describir.

Desarrollo del Diagrama de Flujo

• Identificar el inicio y el final de un proceso.
• Definir etapas (actividades, decisiones, entradas, salidas).
• Los diagramas de flujo deben escribirse de arriba hacia abajo y/o de Izquierda a derecha
• Los símbolos se unen con líneas, Se debe evitar el cruce de líneas
• No deben quedar líneas de flujo sin conectar.
• Todo texto escrito dentro de un símbolo debe ser legible, preciso, evitando el uso de muchas palabras.
• Todos los símbolos pueden tener mas de una línea de entrada, a excepto del símbolo final.
• Solo los símbolos de decisión pueden y deben tener mas de una línea de flujo de salida.

Los pasos a seguir para construir el diagrama de flujo son :

• Establecer el alcance del proceso a describir. De esta manera quedará fijado el comienzo y el final del diagrama. Frecuentemente el comienzo es la salida del proceso previo y el final la entrada al proceso siguiente.
• Identificar y listar las principales actividades/subprocesos que están incluidos en el proceso a describir y su orden cronológico.
• Si el nivel de detalle definido incluye actividades menores, listarlas también.
• Identificar y listar los puntos de decisión.
• Construir el diagrama respetando la secuencia cronológica y asignando los correspondientes símbolos.
• Asignar un título al diagrama y verificar que esté completo y describa con exactitud el proceso elegido.

Tipos de diagramas de flujo

• Formato vertical: En él el flujo o la secuencia de las operaciones, va de arriba hacia abajo. Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la información que se considere necesaria, según su propósito.
• Formato horizontal: En él, el flujo o la secuencia de las operaciones, va de izquierda a derecha.
• Formato panorámico: El proceso entero está representado en una sola carta y puede apreciarse de una sola mirada mucho más rápido que leyendo el texto, lo que facilita su comprensión, aun para personas no familiarizadas. Registra no solo en línea vertical, sino también horizontal, distintas acciones simultáneas y la participación de más de un puesto o departamento que el formato vertical no registra.
• Formato Arquitectónico: Describe el itinerario de ruta de una forma o persona sobre el plano arquitectónico del área de trabajo. El primero de los flujogramas es eminentemente descriptivo, mientras que los utilizados son fundamentalmente representativos.

Ventajas de los Diagramas de Flujo

• Favorecen la comprensión del proceso a través de mostrarlo como un dibujo
• Permiten identificar los problemas y las oportunidades de mejora del proceso
• Muestran las interfaces cliente-proveedor y las transacciones que en ellas se realizan, facilitando a los empleados el análisis de las mismas
• Son una excelente herramienta para capacitar a los nuevos empleados y también a los que desarrollan la tarea, cuando se realizan mejoras en el proceso.

Conclusiones
Los diagramas de flujo son herramientas que mejoran la explicación de los procesos. Son útiles en el desarrollo de documentación de sistemas de gestión. Describen los procesos de forma mas amigable que los instructivos.


Nota:
La he clasificado como una herramienta de autoconocimiento puesto que sirve para la explicacion y ordenamiento de procesos de manera amigable, en muchos casos se realizan los diagramas de flujo del ser (situacion actual o real)  y deber ser (como deberian de ser los procesos luego de una reingenieria por ejemplo).